A TENER EN CUENTA

Pasos a tener en cuenta para implementar un sistema de ERP

A modo de ejemplo, es preciso señalar algunos puntos inevitables a la hora de implementar un ERP.

En primer lugar, es necesario asignar el personal interno adecuado, ese que conoce la operativa y las necesidades de la empresa. El paso a una ERP debe ser un proyecto eficiente y para ello se necesitan a “los mejores”.

Generalmente las actividades de la empresa continúan al momento del desarrollo del proyecto, por lo que se debe prever su reemplazo mientras dure la implementación.

Un segundo punto es el armado del grupo de trabajo. Luego de la implementación del ERP, un funcionario deberá estar disponible en forma interna para "enseñar" al resto de la empresa el manejo del nuevo sistema. Por ende, sumar al grupo que incorpora el proyecto a la empresa una persona con perfil docente para que capacite al resto, o nuevos, trabajadores.

Asimismo, no se debe olvidar que el armado del equipo dependerá también del enfoque que se le quiera dar al proyecto.

Un tercer ítem es la posible generación de errores en la comunicación producto de los miedos y ansiedades lógicos que se instalarán en los trabajadores al enfrentarse a un cambio de funcionamiento, por ende, de tareas. Por eso es fundamental la forma en que se comunique el proyecto al personal, con información frecuente y mantenerlos al tanto de la evolución del proyecto.

Un cuarto procedimiento, que está fuertemente vinculado con los anteriores, es la elaboración de material impreso con anticipación para capacitar en forma teórica y, posteriormente, de manera práctica.  

La definición correcta del proyecto es imprescindible, porque su transmisión en forma adecuada a toda la empresa es necesaria para no generar falsas expectativas. Para ello, en primer lugar debe quedar claro cuáles son los procesos que no están incluidos y cómo quedarán integrados.

No obstante, el análisis y la recopilación de información no deben exceder el 30 % del tiempo total de la implementación. El trabajo se puede enlentecer por un excesivo análisis.

En busca de evitar esa situación, lo ideal es pensar los problemas de una forma simple y resumida.

Otro punto, en el caso de la existencia de un sistema de datos anterior, es la migración de los datos, que puede ser una tarea pesada. La existencia de información contable, producción y logística puede variar hasta último momento. Para evitar este error, una buena opción es nombrar a un responsable de los datos de cada área, que asegure que la información se encuentre disponible en tiempo y forma cuando se necesita.

En general, la implementación del sistema recorre cuatro etapas, que comienzan por la propia implementación, la utilización, estabilización y el desarrollo de su potencial. Habitualmente, muchas empresas desarrollan las dos primeras etapas y luego creen que el proceso ha concluido.

Si bien el consultor de Calipso puede resolver las situaciones posteriores que requieran un ajuste, también debe tener el apoyo de un integrante de la empresa. Incluso, a medida que el sistema avanza este individuo adquirirá la capacidad de señalar aspectos a desarrollar.

Otro ítem más allá del servicio de mantenimiento del sistema que ofrece Calipso, es que la empresa debe prestar atención a quién tomará la responsabilidad de llevarlo a cabo: la consultora, la empresa o un equipo mixto.

Por último, nada de lo desarrollado con anterioridad dará buenos frutos si la dirección de la empresa no tiene continuidad en su compromiso hacia el ERP. Tener un proveedor del software o funcionarios involucrados en el funcionamiento del sistema no implica que desde las altas esferas de la empresa se desentiendan. Por un lado, porque más allá del conocimiento de la empresa, siempre son sus directores quienes manejan con claridad las estrategias a futuro y, un descuido del sistema, puede hacer que tome un sentido no deseado. Además, siempre permite la agilización de la toma de decisiones.

Es imprescindible tener en cuenta los ítems antes desarrollados para acompañar la secuencia lógica de la evaluación, selección e implantación de un ERP.



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